Den Ablauf und die Zuständigkeiten festhalten
Konzeptionelles Beispiel: Ein Servicebetrieb erfasst Anfragen in einer Tabelle und plant Termine in einem Kalender. Dabei werden Kundendaten zweimal eingegeben. Notieren Sie, welche Angaben wirklich benötigt werden, wer sie heute pflegt und an welcher Stelle Rückfragen entstehen. Legen Sie fest, wer Daten sehen oder ändern darf und wer über die Lösung entscheidet. Ergänzen Sie einen Ausnahmefall, etwa einen verschobenen Termin. Damit prüfen Sie später dieselbe Aufgabe in jeder Lösung, statt Angebote nur anhand langer Funktionslisten zu vergleichen.
Standard, Anbindung oder Eigenentwicklung vergleichen
Vergleichen Sie Standardsoftware, Systemanbindung und Eigenentwicklung anhand derselben Aufgabe. Eine Standardsoftware kann genügen, wenn sie Anfragen und Termine passend verwaltet. Eine Anbindung kommt infrage, wenn die vorhandenen Systeme weiterhin sinnvoll sind. Eine eigene Entwicklung kommt infrage, wenn wichtige Arbeitsregeln nicht abgedeckt werden. Als Beispiel unserer Arbeit zeigt Pantherplan Einsatzplanung, Kundendaten und Rapporte in einer Anwendung. Die Entwicklungsansichten enthalten Beispieldaten. Lassen Sie sich bei Ihrer Auswahl den eigenen Ablauf zeigen und prüfen Sie auch Datenexport, Berechtigungen und Fehlerfälle.
Einführung und laufenden Aufwand einplanen
Vergleichen Sie Einrichtung oder Entwicklung, Lizenzen, Datenübernahme, Einweisung und Betreuung. Berücksichtigen Sie verbleibende Handarbeit und spätere Änderungen. Erproben Sie einen begrenzten Ablauf mit den Mitarbeitenden, die ihn später nutzen. Legen Sie fest, wer Daten kontrolliert und bei Fehlern eingreift. Möchten Sie die Softwareauswahl mit Codexo besprechen? Nennen Sie uns den betroffenen Ablauf und vorhandene Systeme. Gemeinsam beurteilen wir, welche Anforderungen bereits abgedeckt sind und wo eine Ergänzung gebraucht wird.