Ein Ratgeber von Codexo GmbH.
Quellen und benötigte Daten erfassen
Listen Sie Altsystem, Tabellen und Dateiverzeichnisse auf. Klären Sie je Quelle Zuständigkeit, Exportmöglichkeit und bekannte Lücken. Ein Feld in der Oberfläche ist nicht zwingend im Export enthalten.
Entscheiden Sie, welche aktiven und historischen Daten benötigt werden. Klären Sie Aufbewahrung und späteren Zugriff mit den zuständigen Personen, bevor Sie etwas weglassen oder löschen. Die Datenübernahme gehört in den Umfang Ihrer neuen Softwarelösung.
Felder und Beziehungen zuordnen
Dokumentieren Sie Quelle, Zielfeld und allfällige Umwandlung. Beachten Sie Datum, Einheiten, Status und Pflichtangaben. Beziehungen müssen erhalten bleiben: Ein Auftrag gehört auch bei neuen internen Nummern zum richtigen Kunden.
Beispiel: «Erledigt» umfasst im Altsystem abgeschlossene und stornierte Aufträge. Der Import kann diesen Unterschied nicht nachträglich erraten. Vereinbaren Sie eine fachliche Regel oder kennzeichnen Sie ungeklärte Fälle.
- Eindeutige Kennungen und Beziehungen festhalten.
- Dubletten und fehlende Werte nach vereinbarten Regeln behandeln.
- Anhänge und Verknüpfungen einbeziehen.
- Umwandlungen nachvollziehbar dokumentieren.
Den Testimport fachlich kontrollieren
Nutzen Sie eine geschützte Testumgebung und geeignete Daten. Berücksichtigen Sie Sonderzeichen, lange Texte, fehlende Angaben und komplexe Verknüpfungen. Vergleichen Sie Anzahl, Zuordnung und Inhalt der Datensätze.
Lassen sich offene Aufträge weiterbearbeiten? Stimmen Summen und Beziehungen? Eigene technische Probe mit fiktiven Daten: Wir haben zwei Kunden und zwei Aufträge in eine lokale Testdatenbank übertragen. In einem Fehlerfall wurden die Aufträge den jeweils falschen Kunden zugeordnet. Anzahl und Gesamtsumme blieben richtig; erst der Abgleich der alten Auftrags- und Kundenkennungen machte die falschen Beziehungen sichtbar. Fehlte eine Kundenzuordnung, sperrte die Vorprüfung die Übernahme. Mit korrekten Zuordnungen stimmten die geprüften Beziehungen. Die Probe zeigt diesen kleinen Fehlerfall, keine vollständige Migration eines Kundensystems.
Wechsel, Freigabe und Rückweg planen
Legen Sie fest, wann Änderungen im Altsystem enden und wie neue Einträge während des Wechsels behandelt werden. Bei angebundenen Systemen braucht es eine abgestimmte Reihenfolge.
Benennen Sie die Freigabeverantwortung und Gründe für einen Abbruch. Ein Rückweg muss vorbereitet sein; klären Sie dabei auch den Umgang mit Daten, die nach dem Wechsel neu erfasst wurden.
Eine weitere Frage
Reicht die Datenmenge für eine Aufwandsschätzung?
Nein. Benötigt werden zusätzlich Beispiel-Exporte, Datenquellen und das Zielsystem. Datenqualität, Beziehungen, Umwandlungen und Testaufwand können wichtiger sein als die Zahl der Datensätze.
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Sie wechseln das System und möchten bestehende Daten übernehmen? Nennen Sie uns Quell- und Zielsystem sowie die betroffenen Datenarten. Wir besprechen, welche Exporte und Prüfungen für eine Einschätzung nötig sind. Vertrauliche Datensätze müssen Sie der ersten Anfrage nicht beilegen.