Ein Ratgeber von Codexo GmbH.
Den tatsächlichen Aufwand erfassen
Fragen Sie Ihr Team, welche Angaben mehrfach erfasst werden und wo Vorgänge liegen bleiben. Beobachten Sie Häufigkeit, Bearbeitungszeit und nötige Korrekturen an konkreten Beispielen.
Unterscheiden Sie Arbeitszeit und Wartezeit. Fehlt eine Freigabe, löst schnelleres Kopieren den Engpass nicht. Die Digitalisierung eines Geschäftsablaufs betrachtet deshalb den Weg vom Auslöser bis zum nutzbaren Ergebnis.
Mögliche Einstiege nach denselben Kriterien vergleichen
Eine einfache gemeinsame Bewertung hilft, einen überschaubaren Einstieg von einem unklaren Grossprojekt zu unterscheiden.
- Häufigkeit: Wie oft kommt der Vorgang vor?
- Aufwand: Welche Arbeit oder Rückfrage wird geringer?
- Regeln: Sind Entscheidungen nachvollziehbar beschreibbar?
- Daten: Sind notwendige Angaben vollständig und zugänglich?
- Ausnahmen: Wann braucht es eine persönliche Beurteilung?
- Fehlerfolgen: Was passiert bei einem falschen Ergebnis?
- Betrieb: Wer kontrolliert und bearbeitet Störungen?
Ausnahmen und Freigaben erhalten
Beispiel: Eine Anfrage wird einem Kunden zugeordnet und als Entwurf vorbereitet. Fehlen eindeutige Angaben, geht sie zur Prüfung. Ob daraus eine verbindliche Offerte wird, entscheidet weiterhin eine zuständige Person.
Nicht jeder Sonderfall muss sofort automatisiert werden. Ein klarer Ausnahmeweg kann genügen. Bei Verbindungen zwischen Anwendungen gehören Übertragungsfehler und Zuständigkeiten ebenfalls in den Ablauf.
Einen begrenzten Ablauf erproben
Erfassen Sie vor dem Test eine Ausgangslage und vergleichen Sie später dieselben Grössen: Bearbeitungszeit, Rückfragen und Korrekturen. Berücksichtigen Sie Einrichtung, Kontrolle und Wartung. Eine Einsparung ist erst belegt, wenn Sie sie im Betrieb beobachten.
Für eindeutige Regeln kann eine feste Systemverbindung reichen. KI ist keine Voraussetzung für eine sinnvolle Automatisierung.
Passende Ratgeber
- Die Rapporterfassung als konkreten Ablauf betrachten
- Bestehende Werkzeuge vor einer Neuentwicklung prüfen
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Welche Arbeit wiederholt sich in Ihrem Betrieb unnötig? Beschreiben Sie uns einen Vorgang, die beteiligten Personen und vorhandene Systeme. Wir besprechen, wo der Aufwand entsteht und welcher erste Automatisierungsschritt infrage kommt.